Vous avez un message… Oui, on sait, pour la 144e fois de la semaine ! Un chiffre qui monte (en moyenne) à 200 si vous êtes manager et à 331 si vous êtes dirigeant. Ça fait beaucoup. Mais ce n’est pas une fatalité. Rassurez-vous, pas besoin de faire appel à Marie Kondo pour nettoyer sa boite mail pour de bon ! Voici quelques bonnes pratiques pour reprendre le contrôle sur ses mails. Spoiler alert : si vous êtes un fan absolu du Répondre à tous ou créateur d’une arborescence digne de l’arbre généalogique de la famille royale d’Angleterre, il va falloir prendre un peu sur vous.
57 min pour un salarié, 74 min pour un cadre : voilà le temps consacré chaque jour à la lecture des emails en entreprise. Sachant que 52% des emails reçoivent une réponse en moins d’une heure, traduisant notre hyper-réactivité aux courriers électroniques. Ce qui n’est pas sans conséquence sur notre concentration : il faut en effet compter entre 1 min et 1min30 pour se reconcentrer sur une tâche après une interruption numérique. Mais à quelques (très rares) exceptions près, votre métier, ce n’est pas de répondre aux emails. Première bonne pratique à adopter donc : définissez votre rythme pour relever vos messages et si ce n’est pas le moment, continuez ce que vous êtes en train de faire.
Voici quelques conseils supplémentaires pour reprendre le contrôle sur ses mails et les remettre à leur place : celle d’un outil, pas d’un tyran !
Les emails urgents, ça n’existe pas !
URGENT, TU (aka Très Urgent) ou TTU (aka Très Très Urgent), le tout écrit en majuscules et adjoint de quelques points d’exclamation : vous avez sans doute déjà reçu un mail dans ce genre. Et bien sachez qu’il s’agissait d’une fake news. En effet, beaucoup d’autres outils sont bien plus adaptés pour pallier une situation d’urgence. Il ne vous viendrait pas à l’idée d’envoyer un mail à l’équipe en cas d’incendie ? Et bien c’est pareil quand vous avez un dossier chaud sur le feu. Préférez-lui le sms, la messagerie instantanée, le bon vieux coup de fil ou, soyons fous, la discussion de vive voix (et en plus ça fera plaisir à l’appli podomètre de votre smartphone). En revanche, le délai acceptable de réponse à un mail dépend du contexte. Si votre entreprise n’a pas de politique interne en la matière, profitez de la signature de vos mails pour préciser les choses. Par exemple : « Je réponds à mes mails dans les 24h suivant leur réception. Si je ne vous ai pas répondu sous 48h, vous pouvez considérer que votre message ne m’est pas parvenu ». De là à y voir une variante pro du célèbre « Bon dans 10 min je nous considère comme définitivement perdus », il n’y a qu’un pas.
La règle de trois tu appliqueras
De même, n’hésitez pas à appliquer la règle de trois, préconisée par Romain Bisseret dans son ouvrage 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails (Gereso 2024). « Dès que trois échanges de mails ont eu lieu sur un seul et même sujet sans arriver à un accord ou une décision claire, prenez votre téléphone, réunissez-vous ou organisez une visioconférence » explique l’auteur.
Ranger, trier, jeter : le BA.BA pour reprendre le contrôle sur ses mails
C’est le moment de relever vos mails ? Pensez triage avant tout. Le message de votre interlocuteur mentionne une action qui vous concerne ? Si oui et que vous pouvez la réaliser en moins de 2 min, faites-la. Si plus de 2 min sont nécessaires, rangez le mail dans un dossier Action et reportez son traitement à un moment plus opportun, en fonction du délai de réponse demandé et du temps requis pour l’action. Si vous n’êtes pas certain de l’action à mener, rangez le mail dans un dossier dédié, que vous pouvez intituler Plus tard. Le message ne mentionne aucune action de votre part ? S’il reste pertinent pour vous, archivez-le. Sinon… jetez-le sans remord ni regret. Et pour atteindre le graal, j’ai nommé le Inbox 0, attaquez-vous aux mails zombis, qui errent dans votre boite mail depuis bien trop longtemps. « Décidez d’une date arbitraire à partir de laquelle les anciens mails sont automatiquement archivés » préconise Romain Bisseret. Vous allez vite vous rendre compte que vous ne les consulterez jamais et vous pourrez alors oser franchir le rubicon : les jeter, là encore, sans remord ni regret.
Adieu les spams !
Ras le bol des spams qui encombrent votre boite mail ? Première chose à faire pour éviter les courriers indésirables : quand vous remplissez un formulaire mentionnant votre adresse mail, décochez systématiquement la case qui demande votre accord pour recevoir d’autres informations. Mais les géants du web sont malins et regorgent de moyens pour trouver votre adresse malgré tout. Astuce de geek : devancez-les en créant des adresses contextuelles. « Il s’agit de créer une adresse valable uniquement pour un site ou un groupe de sites donnés, qui renvoie vers votre adresse […] En cas de spam, il suffit de désactiver l’adresse incriminée » explique Romain Bisseret dans son ouvrage.
A., CC. ou CCI. ? Telle est la question
Vous ne voulez pas avoir trop de mails entrants à traiter ? Commencez par envoyer vos propres mails aux bonnes personnes. Non, on ne met pas toute la boite en CC. « au cas où », ou son N+1 en copie pour lui montrer qu’on fait bien son travail (qui a dit « ou pour mettre son destinataire principal sous pression » ?). Voici un rappel des règles. Le champ A. est réservé aux personnes auxquelles vous vous adressez directement. Le champ CC. est destiné aux personnes qui doivent être informées sur le sujet de votre mail, sans action attendue de leur part. Le champ CCI. est quant à lui réservé aux personnes qui doivent être tenues au courant du contenu de votre mail… sans que les autres destinataires soient au courant. Mais attention le champ CCI. n’est pas réservé aux espions, il est aussi très utile pour envoyer un mail commun, sans partager les adresses de vos contacts au plus grand nombre. Dans ce cas, mettez tout le monde en CCI. et votre adresse dans le champ A.
Reprendre le contrôle de ses mails commence par un objet sans objection
Autre point crucial pour gérer vos mails : leur objet. « Point », « Réunion du 25 » ou « Qu’en penses-tu ? » : qui a dit qu’un objet de mail devait ressembler à un indice alambiqué d’un escape game professionnel ? Soyez clair et précis. « Réunion du 25 juin à 16h : CR et actions à entreprendre », « Question du client X en prévision du point visio du 3 juillet + lien Teams » : tout le monde comprendra immédiatement de quoi il en retourne. Pour éviter que votre objet ne se transforme en roman, l’utilisation d’acronymes est fortement recommandée. Vous n’êtes pas au fait des derniers acronymes en vogue ? Consultez notre guide de survie ici.
Et sinon, je réponds à tous ?
Une bonne fois pour toute : non, jamais, en aucune circonstance. Répondre à tous, ce n’est pas plus rapide, ce n’est pas plus stratège : ça encombre les boites mails et ça plombe l’empreinte carbone de votre entreprise. L’expéditeur d’un mail destiné à 50 personnes vous pose une question ? Répondez-lui à lui, car c’est à lui qu’importe votre réponse. Et si les autres ont besoin d’en savoir plus, ils vous demanderont l’info (n’attendez pas trop de retours quand même, ça n’arrive quasiment jamais !). Vous n’êtes pas encore prêt à faire le deuil du Répondre à tous ? Et bien alors assumez et répondez vraiment à tout le monde, en basculant tout le champ CC. en A. Ou alors, plus subtil, utilisez le champ CCI. « En masquant la liste des destinataires, cela les empêche de répondre à tout le monde, ils n’auront pas d’autre possibilité que de vous répondre à vous » préconise Romain Bisseret.
Vous avez compris le message : reprendre le contrôle sur ses mails, ça ne dépend pas que de soi ! Alors pour acculturer vos collaborateurs aux bonnes pratiques, n’hésitez pas à leur envoyer le lien de cet article par mail… A vous de voir si vous mettez tout le monde en CC. ou en CCI. !
>>>> Besoin de plus de tips pour mieux vivre votre vie pro ? Ça se passe ici !
fourni par le Borlabs Cookie