L’association Festival Un Des Sens d’INSA Rennes vous embarque dans la préparation de son évènement multiculturel annuel et vous propose ses tips pour réussir le vôtre ! 

 

L’Un Des Sens festival a lieu chaque année courant avril. Une semaine d’activités culturelles à gogo : concerts, spectacles, théâtre, animations gratuites et le fameux repas dans le noir !

Posons le décor

Votre association a pour projet de réaliser une soirée évènementielle ? Vous disposez de subventions, vous avez réalisé une communication efficace, vous avez une équipe de bénévoles surmotivés, vous avez du matériel et de la décoration : tout est prêt pour votre évènement… enfin presque, il ne reste plus qu’à le mettre en place !

Si cette étape peut paraître intimidante au premier abord puisque beaucoup de paramètres sont à prendre en compte, le secret est de coordonner les ressources matérielles et humaines à votre disposition. Le Festival Un Des Sens vous donne quelques pistes pour vous aider à réaliser un montage efficace.

Nos conseils pour un montage évènementiel réussi 

Pour commencer, il serait judicieux d’établir la liste du matériel dont vous aurez besoin pour mettre en place votre évènement. Pour ne rien oublier, nous vous conseillons de commencer par lister les activités (buvettes, billetterie, stand de photo, jeux…), puis d’associer à chacune le matériel qu’elle nécessite (gobelets, tables, appareil photo…). Le but ? Vérifier que rien n’a été oublié lors du transport, essentiel quand vous avez à déplacer du matériel depuis votre lieu de stockage jusqu’au site de l’évènement.

Deuxième étape de votre organisation : planifier le montage. Ce planning doit contenir le déroulement complet du montage, de l’installation des activités au repas de l’équipe, en passant par le transport de matériel. Pour réaliser votre planning, commencez par y inscrire les contraintes temporelles : “l’évènement commence à 20h”, “les artistes arrivent à 18h” ou encore “les tables sont disponibles à partir de 12h”. Une fois ces horaires pris en compte, ajoutez les autres tâches : “installer la buvette”, “installer la décoration”, “repas de l’équipe”. Vous devrez, pour chaque tâche, estimer sa durée de réalisation. Petite astuce : n’hésitez pas à surestimer le temps de réalisation de ces tâches, cela vous évitera de prendre du retard lors du montage.

Enfin, afin d’éviter d’être bombardé de questions pendant le montage, essayez de prévoir quelques documents pour les bénévoles de l’équipe : un plan du site et des activités, une liste des tâches à réaliser ou un planning simplifié par exemple, afin de rendre l’équipe le plus autonome possible.

Let’s do it !

Vous avez maintenant une liste précise du matériel, un planning en béton, et une équipe surmotivée. Le Jour J arrive et il est temps de passer à l’action. Le moment est venu d’assembler toutes les pièces du puzzle et de donner vie au fruit de votre travail. Montez les stands, accrochez les guirlandes, installez les artistes et démarrez la playlist !

À présent, votre évènement est prêt et n’attend plus que son public pour en profiter. Soufflez et observez votre création s’épanouir et prodiguer de la joie à tous et toutes.

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