Chaque année, la période des admissibles est un moment fort sur les campus des grandes écoles françaises. Annulée pour cause de confinement, cette phase animée des oraux s’est digitalisée cette année. Retours d’expérience.

 

Sophie Rousseau, étudiante en 2ème année du PGE d’EM Strasbourg, s’est lancée cette année dans l’aventure de chef de projet des admissibles. Sa mission ? Organiser la période des oraux de l’école. Car ce sont près de 3 000 candidats qui passent chaque année l’oral d’admission de l’EM Strasbourg pour valider leurs candidatures. Cette année, l’épidémie de coronavirus en a décidé autrement. Les oraux étant annulés, la team des admisseurs a dû s’adapter. « A la base, nous devions être 70 staffeurs pour accueillir les candidats sur le campus mais au regard des évènements, nous n’avons finalement recruté qu’une équipe d’une dizaine d’étudiants. Mais nous continuons du mieux possible pour donner envie, même à distance, aux candidats de rejoindre l’EM Strasbourg » explique Sophie Rousseau.

Du côté d’Audencia, Thomas Lévêque, étudiant en 1ère année de PGE et responsable de la Team Admissibles 2020, avait commencé à démarcher des entreprises pour des goodies, contacter des restaurants pour des soirées, préparer un tour de France pour rencontrer les candidats… Des plans tombés à l’eau mais qui n’ont pas pour autant poussé le capitaine à laisser couler le navire. « On a tout restructuré et nous avons dû créer de A à Z une toute nouvelle campagne de communication. » Même si l’admisseur regrette de n’avoir pu faire vivre l’expérience étudiante sur le campus comme il l’aurait souhaité, il reconnaît que les échanges à distance n’ont pas été moins enrichissants.

Des e-admisseurs…

Car des échanges, il y en a eu ! Entre gestion des réseaux sociaux de l’école, élaboration d’une stratégie de communication et animation des lives Instagram hebdomadaires, « nous sommes devenus des e-admisseurs ! ». A Audencia, la Team Admissibles a mobilisé les associations étudiantes, les alumni ou encore les professeurs pour créer des vidéos ou des lives inédits postés sur Facebook et Instagram. « Même si nous étions chargés des admissions, c’est toute la communauté Audencia qui faisait vivre cette période à travers les réseaux sociaux », remercie Thomas Lévêque.

… et des e-écoles !

Anne Garcia, Responsable Admissions de l’EIML et de l’ECITV, deux écoles du réseau GES qui ont fait passer les entretiens d’admission en visio sur WhatsApp, « application plus simple d’utilisation pour les candidats », a aussi pu constater cette solidarité côté admin. « C’est l’ensemble de notre personnel et de nos étudiants qui est engagé durant cette période décisive pour les bacheliers. Nous avons boosté notre Instagram par exemple avec des vidéos des alumni, des activités proposées par le BDE, des journées portes ouvertes en live… Finalement, nous avons pu en faire plus que ce que nous faisions d’habitude. »

F.A.Q.

Lors des JPO digitales, la responsable des admissions a même été agréablement surprise par les étudiants qui répondaient de bon cœur directement aux candidats dans la fenêtre de chat. Comme le faisait Sophie Rousseau et son équipe de l’EM Strasbourg en live, mais aussi en messages privés et même par téléphone. « Nous avions diffusé les portraits de chaque staffeur avec ses coordonnées pour permettre aux candidats de nous solliciter en cas de besoin. Nous avons d’ailleurs été très demandés. Ils veulent souvent avoir plus d’infos sur les parcours, comprendre ce qui nous plaît ou encore avoir des bons plans logement », rapporte Sophie Rousseau. Des admisseurs plus proches des candidats qui avaient encore plus besoin d’aide pour se faire une idée de l’établissement sans pouvoir le visiter.

Thomas Levêque confirme. « Ils ont besoin, à juste titre, d’avis personnels et d’un accompagnement personnalisé. Raison pour laquelle nous avons lancé « Match Your Admisseur » : une base de données qui répertorie des étudiants de toutes les promos, disponibles pour répondre aux questions des candidats. Après avoir discuté avec un chatbot, le candidat se voit proposer trois profils d’étudiants d’Audencia à contacter. » A chaque candidat son admisseur ! Cet outil efficace est présent sur la page Facebook @AdmissiblesAudencia, et sur le site web Welcome to Audencia, où les candidats pourront aussi retrouver toutes les informations pratiques et tout le contenu crée par les admisseurs.

Bilan ?

Une bonne expérience pour les deux étudiants. « J’ai adoré manager l’équipe des admisseurs et faire rayonner mon école en étant la plus sincère possible auprès des candidats car je sais à quel point ils ont besoin de nous en cette période particulière », témoigne l’étudiante d’EM Strasbourg. « A cause du changement lié à l’annonce du confinement, on a vécu des montagnes russes émotionnelles ! Beaucoup de stress mais une fois qu’on a réussi à mettre en place une alternative online aux admissibles, j’ai vraiment été fier de notre capacité à s’adapter, à rester soudés et à poursuivre notre objectif », estime l’étudiant d’Audencia. Un objectif largement atteint également pour l’EIML et l’ECITV. « Nous avons plus de candidatures cette année ! » se réjouit Anne Garcia. « J’ai trouvé ça très enrichissant parce qu’on a dû repenser nos admissions et on s’est rapprochés de nos étudiants et des candidats, même si d’un point de vue humain, leur présence nous manquait. » Et c’est pas fini ! Les admissions continuent jusqu’en septembre.