Le Point Gamma, gala étudiant de l’École polytechnique, revient en 2022. Né en 1862, il a disparu puis refait son apparition de nombreuses fois. C’est aujourd’hui le plus ancien gala étudiant de France ! Histoire, organisation, équipe… Tout ce que vous devez savoir sur l’association étudiante historique se trouve dans ces pages. Par l’équipe du Point Gamma
L’Histoire du Point Gamma s’écrit avec un grand H !
Le Point Gamma fait partie des nombreuses traditions de l’École polytechnique. Mais d’où vient cette tradition ? Comment a-t-elle évolué au cours du temps ? De sa création en 1862 à aujourd’hui, découvrez l’histoire du Point Gamma comme vous ne l’avez jamais lue.
L’origine du Point Gamma
L’appellation Point Gamma vient en fait de l’astronomie : cela désigne le moment où le Soleil passe sur l’équateur à la verticale du point gamma, à l’équinoxe de Printemps. C’est un professeur de l’École polytechnique qui aurait découvert ce point. Selon la légende, il en aurait parlé tous les ans à ses élèves. Un X de la promotion 1860 aurait donc eu l’idée d’organiser une fête pour l’occasion. Celle-ci prit la forme d’un défilé des élèves costumés, suivis par un char, le char du Soleil. À partir de 1875, la célébration devint annuelle… et fêtée en grande pompe ! Les préparatifs de déguisements et chars occupaient les élèves pendant pas moins de deux semaines avant l’événement. L’Administration, qui ne voyait pas cela d’un très bon œil (d’autant plus que le budget, conséquent, était assumé par l’école), s’en plaint au ministre de la Guerre, qui l’interdit en 1890. Toutefois, cette tradition reprit en 1919, faisant de cet événement le plus ancien gala étudiant de France.
Et de nos jours ?
Son format aujourd’hui reste inspiré de ce qui se faisait à l’origine. Les élèves de l’École polytechnique effectuent en première année un stage dans les armées ou une organisation civile. Leur rentrée académique n’a donc lieu qu’en avril. Par conséquent, la soirée est organisée par des deuxièmes années qui forment une association d’une trentaine de personnes. Ils gèrent notamment le budget, la sécurité, le nombre de personnes… Bref, toute la logistique ! Mais les premières années sont en charge de monter des bars, de bricoler des chars pour le défilé, puis de servir à boire et à manger le jour J. Ils participent également à la sécurité. En 2022, ils auront une prévention alcool dédiée à la partie service de l’alcool, ainsi qu’une prévention sur la gestion des violences sexuelles et sexistes en soirée.
La tradition du défilé parisien
Le défilé est un moment emblématique et fondateur pour une promotion : c’est un parcours de quelques kilomètres dans Paris, avec généralement une foule de curieux pour admirer leur travail ! Chaque bar possède un thème bien spécifique : vikings, jeux vidéo, paradis… Autour duquel il faut construire un char sur une voiture, ainsi que décorer un bar ! Il leur est également demandé de choisir ce qu’ils souhaitent servir et de créer une charte graphique. La plupart de ceux qui ont eu l’occasion de participer diront que ces moments-là font partie des meilleurs de leur vie étudiante !
Le Point Gamma 2022 : retour après deux années blanches
Cette édition est un petit peu particulière puisqu’elle suit deux années blanches. En 2020, l’événement a, de manière assez logique, été annulé pour les raisons que nous connaissons. En 2021, il a pris le format d’une kermesse : les bars avaient organisé des activités sympathiques, s’étaient répartis sur le campus de l’École polytechnique et l’Administration avait été conviée. Tous en gardent un bon souvenir. Mais nous ressentons quand même une certaine hâte de pouvoir vivre une édition non restreinte par les mesures sanitaires (ou du moins pas à ce point). On espère être en bonne route pour faire du Point Gamma 2022 un événement digne de sa riche histoire !
Dans les coulisses de l’organisation du Point Gamma 2022
Mine de rien, organiser une soirée pour 5 500 personnes, c’est un peu de travail ! Il y a plusieurs missions importantes, souvent insoupçonnées, que nous devons gérer. Voici un aperçu de trois d’entre elles.
#1 Recruter les artistes
Tout d’abord, il faut choisir l’artiste et trouver son agence de booking. Pour les artistes moins célèbres, nous trouvons généralement leur agence sur leur compte Instagram ou SoundCloud. Pour les artistes plus importants, il faut chercher sur Internet. Une fois le mail de l’agence trouvé, on peut commencer à rédiger le mail. Il y a des informations capitales à inclure : la description de l’événement, la date, le lieu, la capacité de l’événement, le prix prévisionnel du billet, la durée de la performance de l’artiste contacté… Bien sûr, il est toujours intéressant d’évoquer les anciennes éditions et quelques artistes qui ont été présents pour donner de l’ampleur au mail. Ensuite, si l’artiste est disponible, il vous annoncera son cachet (prix) hors-taxes et les différentes dépenses qui seront à la charge du Point Gamma (transports locaux ou internationaux selon les artistes, hôtel, matériel à fournir, repas, loge…). Après quelques négociations, si le prix convient aux deux parties, l’agence envoie un contrat à faire signer par le Président du binet, qui stipule toutes les conditions imposées par l’artiste (règlement des frais, communication…). Une fois le contrat signé, le pôle mobilisé s’occupe des demandes des artistes concernant leur logement, les transports, les repas et l’aide technique pour trouver le matériel demandé.
#2 Assurer les enjeux de sécurité
Lors d’un événement aussi important, la sécurité revêt une importance toute particulière. Elle est organisée par une équipe soudée qui s’occupe notamment de l’intégrité physique des participants. Toute la zone est grillagée et surveillée par des vigiles. Les secouristes sont également sur place. Une formation sur l’alcool est nécessaire pour former les organisateurs afin de connaître les enjeux d’un tel festival. Nouveauté de l’édition 2022 du Point Gamma : la prise en compte des questions de violences sexistes et sexuelles (VSS). Un dispositif spécialement conçu pour l’événement est mis en place, avec des responsables formés qui surveillent le festival. Chaque responsable suit une formation de sensibilisation aux problématiques des VSS et apprend à gérer tout type de situations. Les victimes ou les participants ne se sentant pas en sécurité peuvent trouver refuge dans la « safe zone », lieu d’accueil privilégié, supervisé par des organisateurs formés.
#3 Gérer les partenariats
La principale source de financement du Point Gamma 2022 est la vente des places pour la soirée. Mais pour couvrir les nombreuses dépenses et garantir un événement de qualité, il est nécessaire de trouver des fonds et de gagner en visibilité grâce à des partenariats noués avec des entreprises. Les partenariats peuvent être de nature différente en fonction des entreprises ou des besoins de l’association. Nous nouons des partenariats qui reposent sur un échange de visibilité entre l’association et le partenaire, un financement en cash ou en nature pour la soirée. La recherche de partenaires est gérée par le Pôle Relations Extérieures et le Pôle Barbouffe, responsable de l’organisation des bars.
Le Point Gamma balance ses chiffres !
32 membres dans l’association / 210 000 € de budget total (77 000 € de part de subventions / 90 000 € de part de ventes de places) / 5 500 personnes attendues / 240 : estimation du nombre de d’étudiants en première année tenant des bars à l’évènement / 3 500 litres de bières vendus à la dernière édition / Taille de la scène : 160 m²
L’équipe du Point Gamma 2022 vous met des paillettes dans les yeux
Pour gérer toute cette organisation, le Point Gamma compte une trentaine de membres, répartis en différents pôles autour d’un bureau de trois personnes. Présentation des rôles de chacun.
Le Bureau :
Le Président, le superviseur
Le rôle duPrésident est d’avoir une vision globale de l’association afin de coordonner les différents pôles et de prendre les décisions importantes avec les autres membres du Bureau. Il est aussi l’interlocuteur principal de l’association avec les nombreux services de l’école sur lesquels nous nous appuyons dans l’organisation, notamment pour la sécurité. Enfin, c’est « le Prez » qui porte la responsabilité de ce que fait le Point Gamma 2022. Cela demande donc de lire attentivement tout contrat, même mineur, avant de le signer, et de s’assurer que tout se déroule bien au sein des pôles. Cette expérience est très formatrice car elle s’apparente à des problématiques de la vie professionnelle.
Le Vice-Président, un hybride
Le Vice-Président a différentes missions en plus de celle d’épauler le Président et le Trésorier dans la prise de décisions. Il est notamment chargé d’organiser la billetterie. A savoir choisir la plateforme, ainsi que la manière de payer les consommations sur place. Il assiste à de nombreuses réunions avec tous les acteurs impliqués, notamment l’Administration de l’École polytechnique. Ce rôle est intéressant et ses missions sont importantes. Le Vice-Président est à la fois membre du bureau, mais il a aussi quelques prérogatives très concrètes qui se rapprochent plutôt de ce que pourrait faire un pôle : il est plus ou moins hybride.
Le Trésorier, le maître des négociations
Le rôle du Trésorier consiste à gérer le budget de l’événement afin de tenir l’équilibre. Dans ce cadre, il assiste à des réunions avec plein d’intervenants internes et externes à l’école pour négocier des partenariats ou obtenir des subventions. Ce poste permet d’être au courant de tout ce que font les autres membres de l’association. Parfois stressante et chronophage, cette expérience est néanmoins unique et hyper enrichissante, tant humainement que professionnellement.
Les pôles :
Le Pôle Specto, au service des artistes
Ce pôle a l’immense responsabilité de choisir, contacter et booker les artistes. Il travaille énormément avec le Trésorier et le Pôle Technique, car les artistes ont des demandes particulières concernant la scène et le matériel qu’ils vont utiliser. Mais aussi avec la Com puisque les agences de Booking doivent approuver toutes les publications sur leurs artistes. L’occasion idéale de découvrir plein de nouveaux artistes, de jongler entre plusieurs responsabilités et de travailler sur ses compétences en négociation.
Le Pôle Technique, pilier de l’évènement
Le Pôle Technique est chargé de démarcher puis d’établir des contrats avec les sociétés qui nous fournissent la scène et le matériel permettant de sonoriser l’événement. Pour une soirée de cette ampleur, impossible de ne pas faire appel à un prestataire !
Le Pôle Barbouffe, emblématique
La touche spéciale du Point Gamma, c’est la quinzaine de bars tenus par des étudiants en première années présents pour servir toute la nuit durant le festival. Le Pôle Barbouffe, composé de quatre personnes, s’occupe de ces bars… et de la bouffe ! Elaboration du menu, gestion des stocks au cours de la soirée, dimensionnement et approvisionnement des boissons et repas… Ce pôle très polyvalent est, avec le Pôle Manute, le plus proche des nouvelles promotions d’élèves-ingénieurs qui participent à la tenue des bars.
Le Pôle Com, le point de contact
On pourrait croire que gérer la communication d’une soirée comme le Point Gamma 2022, c’est faire deux trois designs sur Photoshop et spammer sur Facebook. Et bien non : c’est aussi un paquet d’autres responsabilités ! Le Pôle Com est amené à négocier avec des entreprises, construire une charte graphique complète, gérer un planning assez complexe et travailler avec une équipe. Le pôle est constitué de pas moins de huit personnes. C’est aussi le point de contact pour toute question.
Le Pôle Manute, sans lui pas de défilé
Ce qu’on désigne par « Manute » dans l’argot polytechnicien, c’est tout ce qui relève de la construction, de la peinture et autres tâches manuelles. Ainsi, le Pôle Manute encadre toute la conception et la construction des chars et des bars pour la soirée. C’est lui qui organise plus particulièrement le défilé dans le Quartier Latin de Paris. Il aide véritablement les premières années à créer la saveur spécifique du Point Gamma. Il canalise leur investissement et surtout, laisse libre cours à leur imagination !
Le Pôle Relex, avec les entreprises
Le rôle du Pôle Relations Extérieures (Relex) est de trouver des partenariats qui seront utiles à l’évènement. Le processus se déroule en trois étapes. Tout d’abord, il faut trouver l’entreprise cible et la personne à contacter. Le réseau des alumni de l’X se révèle alors très utile. Ensuite il faut faire un mail personnalisé en fonction de l’entreprise et de la personne afin de la convaincre et de lui montrer que ce partenariat sera une valeur ajoutée à son entreprise. Enfin, le pôle entame les négociations pour définir les clauses du partenariat et ce que chaque partie devra faire.
Le Pôle Sécu, pour s’amuser en toute sécurité
L’équipe de la sécurité du Point Gamma 2022 est formée de six membres motivés, dirigée par un responsable. Des réunions hebdomadaires permettent d’avancer efficacement sur l’organisation de la sécurité et de partager au groupe les avancées de chacun. Chaque membre a ses propres responsabilités : de la négociation de contrats avec des agences de vigiles à la réservation de navettes, en passant par la prise de contact avec les secouristes.
Contacts : pointgamma@binets.fr / pointgamma.fr / Instagram @pointgamma2022 / Facebook @PointGamma