Un mail pro à 22h : l’envoyer ou pas ? Y répondre ou pas ? Alors qu’un cadre reçoit jusqu’à 700 mails par jour, comment dompter efficacement votre boite de réception ? Suivez le guide avec Sophie Bretesche, enseignante-chercheuse du département Sciences Sociales et gestion d’IMT Atlantique et co-auteure d’E-bureaucratie*.
#1 Comprenez d’où vient le flux
Les mails représentent un flux d’informations en miroir d’activités mal canalisées ou mal dirigées. En parallèle de l’arrivée du mail, l’organisation professionnelle hiérarchique traditionnelle (de type pyramidal) a en effet été fortement impactée par l’avènement du travail en mode projet (plus horizontal et collectif). Dans cette nouvelle organisation, le mail devient une zone d’arbitrage et entraine avec lui un énorme flux d’informations. Première des causes de ce phénomène : des mises en copie quasi systématiques et pourtant souvent inutiles.
#2 Clarifiez les rôles de chacun
Pour canaliser ce flux, une seule solution pour le manager : recadrer les rôles et les périmètres de travail de chacun. La mise en copie ne doit pas s’illustrer comme un outil de mise en visibilité du travail mais bien s’inscrire dans un transfert de responsabilités ou de délégation très clair. De même, le mail ne doit pas devenir synonyme d’évaluation du travail : on n’interprète pas la disponibilité ou la performance d’un collaborateur au nombre de mails qu’il traite ou qu’il envoie.
#3 Réinvestissez des espaces collaboratifs
La réunion, solution ultime pour s’extirper d’échanges de mails stériles ? Plutôt un préalable indispensable pour éviter les usines à gaz digitales ! Pour éviter le comeback de la réunionite aigüe et rendre au mail son effet libérateur, une seule solution : organiser en amont et dans un espace physique dédié, des rencontres pour déterminer les paramètres, responsabilités, rôles et espaces professionnels de chacun.
#4 Remettez des frontières
Brouiller les frontières entre vie pro et vie perso, voilà le principal effet pervers du mail et de l’hyper connectivité en général. Un acte managérial fort s’avère donc essentiel pour rétablir des frontières claires. Nous ne sommes pas des urgentistes : après 20h, on n’est pas obligé de répondre systématiquement à un mail ! D’autant que cette surenchère dans l’immédiateté empêche les managers et leurs équipes de prendre le recul nécessaire sur leurs pratiques.
#5 Redevenez maître des horloges
Alors que les cadres sont en principe émancipés du travail à la tâche, le mail s’impose peu à peu comme leur nouveau prescripteur de travail. Alors apprenez à déconnecter de votre boite et invitez vos collaborateurs à se ménager des plages hors connexion. Car si le mail est un formidable outil de communication, c’est aussi un réel facteur de contamination de la concentration. Non, l’urgence ne doit pas s’imposer comme le mode courant d’échanges !
Et cet été je fais quoi ?
Même si c’est difficile (l’addiction à la connexion n’est pas une légende urbaine), essayez de vous désintoxiquer pour vous recentrer et revenir à l’essentiel. Avant de partir, n’oubliez pas d’enclencher un message d’absence. Mais attention aux effets pervers. Si un de vos collaborateurs assure le suivi de vos dossiers au bureau, vous pouvez bien sûr indiquer son contact. En revanche, évitez les formulations « double peine » du type « en cas d’urgence, envoyez moi un sms ». Une invitation pour vos interlocuteurs pressés à vous solliciter… même s’il n’y a pas urgence ! Enfin, pour vous éviter les mauvaises surprises à votre retour (700 mails non lus / jour x 21 jours de congés… c’est le cataclysme assuré), checkez votre boite une fois par semaine pour faire un premier tri.
* Paru aux Editions Presses des Mines, E-bureaucratie est un ouvrage co-écrit par Sophie Bresteche, Bénédicte Geffroy et François de Corbière, enseignants-chercheurs du département Sciences Sociales et gestion d’IMT Atlantique.
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