Aujourd’hui, nous allons vous parler de l’organisation d’un événement cher à notre cœur : Toqu’Edhec. Cette année, notre concours n’a pas pu avoir eu lieu à cause des circonstances que connaît la France actuellement mais nous souhaitons tout de même vous partager notre travail et notre passion pour ce concours.

 

(c) Gourm’EDHEC

Toqu’Edhec est le premier concours de cuisine inter-écoles des Hauts-de-France. L’organisation de ce concours repose sur les épaules d’une association : Gourm’Edhec, d’EDHEC Business School. Depuis près de 9 ans maintenant, Gourm’Edhec régale les papilles et pupilles des étudiants de l’EDHEC. L’association culinaire est divisée en plusieurs équipes : le bureau est l’organe directeur de l’association, il est composé du président, de la vice-présidente, de la secrétaire générale et de la trésorière. Les membres de l’association sont répartis en différents pôles : logistique, création visuelle, communication et relations partenaires. Chaque pôle apporte sa pierre à l’édifice dans l’organisation du concours. Nous allons vous les présenter.

 

 

 

 

L’incontournable « log »

Tout d’abord, le pôle logistique (« log » pour les intimes), un pôle essentiel dans l’organisation du concours. S’occuper de la logistique d’un événement comme Toqu’Edhec n’est pas une mince affaire car il faut penser à tous les besoins.Une fois la salle pour le concours trouvée, la première mission consiste à dresser la liste du petit matériel nécessaire pendant le concours, à savoir tout ce qui sert à cuisiner, de la passoire à la maryse en passant par les moules à gâteau : il ne faut rien oublier ! Vient ensuite le tour de l’économat c’est-à-dire toute la nourriture qui sera mise à disposition des candidats tels que fruits, légumes, poissons, viandes, épicerie sucrée et salée … et son florilège de questions : légumes et fruits de saison ? Variété ou qualité ? Quelle quantité prévoir ? Mise en difficulté des candidats ou produits classiques ? La log doit réfléchir à l’implantation du concours dans la salle, aux repas et cocktails, à la répartition des rôles aux membres de l’association en fonction des besoins le jour J, à la liste des courses, aux différents plannings… En bref, Toqu’Edhec est l’événement où la log doit prouver qu’elle sait s’organiser et gérer les imprévus (comme cette année) pour que l’événement se passe dans les meilleurs conditions possibles.

« Pouvoir organiser cet événement en tant que responsable logistique a été un beau défi et une grande responsabilité car je n’avais pas vécu l’événement l’année dernière. Cette position m’a demandé beaucoup de travail et d’implication, de questionnements auprès des 2A, de remises en question, de discussions avec le pôle, l’association en général et le président et beaucoup beaucoup de sheets Excel pour bien s’organiser ! J’ai pu également observer le rôle primordial de tous les pôles dans cet événement. » – Kelly, responsable du pôle logistique, 1A.

Le pôle partenaires, le nerf de la guerre

Le pôle relations partenaires (ou pôle « spons ») a une double mission : d’une part, il est chargé de démarcher des partenaires (que ce soit des commerces locaux ou bien des plus grosses entreprises agro-alimentaires). Les membres sont donc amenés à faire du démarchage physique dans Lille : aucune rue ni commerce n’a désormais de secret pour eux ! Pour organiser un concours d’une ampleur telle que Toqu’Edhec, nous avons en effet besoin de soutiens et de partenaires et c’est sur le pôle relations partenaires que repose cette tâche. Le pôle est aussi en charge de trouver un lieu pour accueillir le concours et de démarcher les chefs qui seront amenés à faire partie du jury et à déguster les plats des candidats.

Le pôle K en mode créa

De son côté, le pôle Création (ou « pôle K ») s’occupe de produire tous les supports visuels de l’association pour chacun de ses événements. Il est en charge de l’identité visuelle de l’association. Pour Toqu’Edhec, tous les formats sont mobilisés :

Affiches et flyers : pour promouvoir l’évènement auprès du grand public et des potentiels participants en donnant des informations claires et esthétiquement attirantes
Photos de profil et de couverture, comptes à rebours : elles participent à la promotion de l’évènement à chaque étape sur les réseaux sociaux, également réalisées sur Photoshop.
Vidéos : une bande-annonce est réalisée chaque année avec les images de l’édition précédente.

Le jour J, les membres du pôle sillonnent la salle, appareil photo à la main, pour capturer tous les moments clés de l’évènement, dont les plus belles images seront publiées après coup, envoyées aux partenaires et conservées pour une possible utilisation aux éditions suivantes. Le rôle du Responsable du Pôle Création est de gérer tout ce travail. Elle décide de la forme et, dans une certaine mesure, du fond de chacun de ces supports en étroite collaboration avec le Responsable Communication, distribue les tâches et a le dernier mot sur ceux-ci, avant qu’ils ne soient envoyés au Pôle Communication. C’est elle qui représente le pôle face aux autres et face au Bureau. Elle est aussi en charge de l’impression des affiches, ou encore des goodies si l’évènement en propose.

Le pôle com’ en mode réseau

En tant que pôle communication et relations presses (« pôle com »), le travail des commeuses est de deux ordres. Tout d’abord, elles sont en charge de contacter les différentes écoles afin de motiver des potentiels participants. Cela passe par chercher dans ses contacts dans les autres écoles, ses anciens amis de prépa, contacter les autres associations culinaires dans les autres cursus… Bref, beaucoup de messages pour les motiver et leur donner envie de participer à notre super concours ! Une fois les équipes trouvées, les commeuses se chargent d’être l’intermédiaire entre l’équipe et l’association. Dans le même temps, notre travail est aussi de faire connaitre l’événement au grand public : nous contactons différents types de médias afin d’accorder une plus grande visibilité à l’évènement. Nous travaillons main dans la main avec le pôle création qui nous fournit, par exemple, le dossier de presse et autre visuels dont nous pouvons avoir besoin. « Être au contact des étudiants des autres écoles est quelque chose de très stimulant et challengeant : il faut leur donner envie de participer à notre concours de cuisine, les faire venir à Lille et leur montrer que c’est une expérience à vivre une fois dans sa vie ! » Charlmanki, responsable du pôle communication, 2A.

Team Gourm’EDHEC (c) Gourm’EDHEC

We are together !

Comme vous pouvez le voir, chaque pôle apporte sa pierre à l’édifice dans l’organisation du concours. Sans équipes, sans chefs, sans organisation, sans visuel : l’événement ne peut avoir lieu. Un véritable travail d’équipe a lieu entre tous les membres. Nous sommes évidemment très tristes et déçus que Toqu’Edhec 8è édition n’ai pas pu avoir lieu cette année. Cependant, dans l’intérêt de tous et pour garantir la sécurité des participants, nous avons décidé d’annuler l’édition 2020. Cela nous motive encore plus pour l’édition 2021 et nous vous donnons tous rendez-vous l’année prochaine pour une édition de folie qui nous permettra de nous rattraper !

Petit dictionnaire associatif pour les non-connaisseurs 

Logueux-logueuse : membre du pôle log
Spons : membre du pôle relations partenaires
Commeuse : membre du pôle communication
1A : Etudiant qui vient de joindre l’association en septembre 2019
2A : Etudiant faisant partie de l’association depuis septembre 2018

Pour les plus curieux :