Etudiant, stagiaire ou alternant, vous courez après le temps ? Lâchez votre Apple Watch et apprenez à optimiser vos journées grâce aux conseils de Martine Daigremont, formatrice en ressources humaines chez Demos.

 

#1 Tenir la barre de ses objectifs

Après deux ans à cravacher en prépa, on a vite fait de lâcher la bride une fois entré en grande école. Pour ne pas perdre son temps, il est pourtant essentiel de savoir ce qu’on veut et de garder le cap. Alors apprenez à distinguer rapidement quels sont vraiment vos objectifs professionnels… et personnels bien sûr !

#2 Arrêter de vouloir être multitâche

A l’écoute de vos objectifs, soyez aussi à l’affut des zones de votre cerveau. Si le rythme effréné de la vie des Millennials voudrait qu’on puisse tout faire en même temps, l’option multitâche n’est clairement pas la plus efficace. Au contraire. Suivre un cours en répondant à vos mails ou faire votre footing avec une conférence TED sur les oreilles, c’est efficacité 0 garantie. Arrêtez de vouloir tout faire en même temps, apprenez plutôt à faire les choses successivement mais sûrement.

 

 » Pour gagner du temps, il faut savoir en prendre… et en perdre « 

 

#3 Prendre les outils numériques… comme des outils !

Vous faites partie d’une génération qui a toujours l’impression de perdre son temps. Un problème se pose : vous vous jetez immédiatement sur votre smartphone pour trouver une solution. Un comportement qui floute, voire efface complètement la frontière entre votre vie pro et votre vie perso. Si les outils digitaux constituent des avancées formidables, utilisez-les à bon escient pour gagner du temps… sans le cannibaliser. Car à force de courir après l’instantanéité, on finit toujours par être arrêté par un imprévu. Alors pour bien gérer votre temps, ayez le courage de dire non !

#4 Respecter son rythme

Pour gagner du temps, équilibrez et respectez vos rythmes biologiques. Quelques règles de base : alors que le matin est propice à l’écriture, le début d’après-midi est le moment idéal pour effectuer des tâches répétitives. Il est 17h ? Misez sur les travaux de synthèse ou de mémoire. Pensez aussi à vous écouter : ne calez pas votre journée sur les désirs des autres mais sur vos besoins. Pour bien gérer votre temps, une seule question à vous poser : qu’est-ce qui est important pour MOI ?

#5 Distinguer l’urgent de l’important

Si vous n’arrêtez pas de recevoir (ou pire d’envoyer) des mails dont l’objet commence par TTU (pour Très Très Urgent), faites une pause ! L’urgence vitale c’est un malaise, un incendie… bref quelque chose qui n’arrive que 3 fois dans une vie et dont on ne vous informera pas par mail ! Penchez vous plutôt sur la notion d’importance. Car ce qui vous importe à vous en tant que personne n’est pas forcément parfaitement raccord avec ce qui importe à et pour votre entreprise. Si vous constatez trop de court-circuitage entre les deux, c’est le moment de partir.

#6 Alterner moments de speed et moments de calme

Gérer son temps c’est aussi savoir se recentrer. Et bonne nouvelle, c’est possible même dans le métro à l’heure de pointe ! Fermez les yeux, respirez et écoutez-vous : en arrivant vous aurez rechargé une partie de vos batteries.

Le mail, le pire ennemi du temps ?

Oui si on l’utilise comme un fourre-tout ! Quelques astuces pour en faire votre meilleur allié. Rédigez un objet plein. A un vague intitulé du style « réunion du 25 » préférez la précision d’un « merci de valider l’ordre du jour de la réunion du 25 octobre ». De même, changez l’objet du mail au cours de vos échanges si vous avez changé de sujet. Côté contenu, privilégiez un format court : cinq lignes, des phrases concises au présent de narration et les documents importants en PJ. Les topos à rallonge dans le corps de mail, c’est la perte de temps assurée.