Organiser une compétition artistique réunissant 900 étudiants issus de 12 business schools et à plus de 700 km de son école ? Impossible n’est pas TDA ! Quentin Dagault, le président du Trophées des Arts vous explique comment son équipe a transformé l’essai en Espagne au printemps dernier.

 

S’appuyer sur une structure solide

Jusqu’en 2017, l’organisation du TDA était assurée par un membre du BDA de TBS. Inconvénient majeur : un évident manque de liant imposant de tout reprendre de zéro chaque année. Le TDA a donc décidé cette année de se structurer en association. « Rédaction des statuts, ouverture d’un compte, déclaration au JO : la partie juridique n’a pas été très complexe. Mais imaginer à quoi allait ressembler l’asso, c’était une autre affaire, notamment en termes de recrutement, de communication et de répartition des tâches. Nos principaux enjeux : savoir s’entourer, ne pas avoir peur du risque et de corriger le tir en cours d’année. »

 Benchmarker

Qui dit événement à l‘étranger dit évidemment partenaires locaux. « Notre priorité était de trouver les tour-opérateurs qui allaient nous accompagner. Après une grosse période d’appels d’offre, de dossiers et de négociations par mail et par téléphone, nous avons finalement opté pour Funbreak, des Français spécialistes de l’Espagne. »

 Budgéter malin

Organiser un événement à l’étranger engendre évidemment des coûts importants. C’est pour cela que le TDA a choisi l’Espagne, une destination où l’hôtellerie propose des tarifs compétitifs. Côté financement, afin de s’assurer d’un bon prévisionnel, les BDA de chaque école participante verse un montant fixe par inscrit (175 € cette année). Ensuite, chaque délégation gère le transport de ses compétiteurs.

 Savoir se projeter

« Si nous avions visité en amont les différents hôtels et lieux de spectacle proposés par notre short list de tour-opérateurs, aucun ne s’était positionné sur un lieu précis pour les représentations du samedi soir. Nous avons signé à l’aveugle mais c’était une bonne option : nous avons finalement eu la Palais des Congrès de Tarragone, un lieu de spectacle mythique en Espagne ! »

 Gérer les imprévus

Quand on organise un événement à l’étranger, la logistique n’est pas toujours simple. « Faire le TDA en Espagne sous-entend de partir avec des bus qui mettent 8h pour faire le trajet. S’ils sont en retard tout le staff est en retard ! Et bien sûr… ça nous est arrivé. Le jour J, quatre bus du staff sont arrivés 3h après l’horaire prévu. Nous n’étions que 10 pour accueillir les 900 participants. C’était la course… mais c’était top ! »

 Ne pas avoir peur d’être dans le jus

« Pendant 3 jours nous avons dormi 1h par nuit. Mais on n’a pas le temps de se dire qu’on est fatigués, on est sur le feu non-stop ! Le téléphone sonne en permanence, il y a toujours un problème à régler. Mais c’est du stress positif : un kiff absolu avec une équipe de fou, une super expérience dont je me souviendrai toute ma vie. »

Les Do ?

Faire preuve d’audace et d’ambition. « En début d’année, j’étais le premier à être dans l’incertitude mais avec l’équipe, on était chauds ! On a tout changé : le tour-opérateur, le format et la destination.»

Avoir une bonne capacité d’abstraction. Être flexible, savoir réagir aux imprévus, faire la différence entre ce que l’on veut et ce qu’il se passe vraiment.

Le don’t absolu ?

« Faire abstraction de la culture et de la langue locales. Il faut travailler avec des personnes qui partagent nos codes, nos standards et nos objectifs. C’est essentiel, surtout si, comme nous, vous organisez votre événement dans une région en pleine en crise identitaire. L’an dernier la sécurité était catalane et la communication s’est avérée franchement compliquée. »

Le + de la rédac

Ressusciter une asso à l’université avec Débattre en Sorbonne