Depuis 28 ans, le Forum Grand Ouest réunit chaque année plus de 75 entreprises et 1 500 étudiants à l’INSA Rennes. L’occasion idéale pour trouver le stage ou le job de ses rêves et créer un lien privilégié avec ses futurs collaborateurs. Comment est organisé ce forum à succès ?

 

Sectionner l’association

Pour faire rimer projets avec succès, il faut d’abord s’organiser. Les 18 membres de Forum Grand Ouest sont donc répartis en 3 pôles : Communication (COM), Relation Entreprise (RE) et Logistique (LOG). Epaulés par le président, les trésoriers, les responsables de chaque pôle et le secrétaire. Une subdivision efficace des tâches. A chacun son rôle. La RE démarche les entreprises tandis que la COM recontacte les partenaires des années passées, crée un guide des entreprises et imagine des goodies. De son côté, la LOG optimise la disposition des stands et de la buvette et s’assure du bon déroulement de l’installation, de la sécurité et du respect de l’environnement le jour J.

Bien gérer son budget

C’est la clé. D’une année sur l’autre, il faut prévoir les grandes tendances budgétaires. Mais d’où viennent nos revenus ? En grande partie des emplacements loués par les entreprises. Différents types de stands leur sont proposés pour que, quelle soit leur taille, elles puissent participer selon leurs moyens : du simple 4m² au 12m² aménagés avec du mobilier haut de gamme. Avoir la confiance d’acteurs externes, comme la mairie de Rennes pour nous, permet d’avoir d’autres subventions année après année.

Innover

Pour attirer toujours plus de visiteurs, nous nous efforçons de diversifier nos moyens de communication. Depuis quelques années, des serviettes personnalisées avec le logo du forum sont distribuées dans quatre Restos’U rennais. Pour un max de visibilité auprès des étudiants. Plus classique, une large diffusion dans les écoles partenaires. Plus audacieux, un affichage sur plus de 100 arrêts de bus partout dans la ville. Osez sortir de la sphère des écoles et universités.

Renforcer la cohésion d’équipe

À l’approche du forum, la tâche des bénévoles s’intensifie. Pas toujours simple de gérer son emploi du temps. Mais pas question de délaisser les cours pour autant ! C’est pourquoi, créer du lien entre les membres de l’association permet de se serrer les coudes en cas de rush. Dès les premières semaines, nous organisons des séances de team building. Au programme : réunions pizza et barbecues. Se retrouver tous autour d’un repas, le meilleur moyen de renforcer la cohésion d’équipe.

Devenir green

Quand on accueille plus de 1 500 visiteurs sur une journée, chaque geste compte. L’association Forum Grand Ouest a pris conscience de l’impact écologique que peut avoir un tel évènement sur la planète. Un tri sélectif est mis en place le jour J pour permettre de recycler les déchets et les ressources restantes sont réutilisées au maximum. Nous avons même un responsable développement durable. Il travaille en collaboration avec les Insaliens en vue de rédiger une charte environnement mutualisée. Ainsi qu’un Agenda 21 propre au forum et à ses enjeux. Le succès implique des responsabilités. Cette année, RDV à l’INSA Rennes le 21 novembre 2019 de 9h à 18h ! Le forum est ouvert à tous – entrée gratuite.

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