Premier jour de stage devant votre ordi, vous voilà face à cet outil aussi omniprésent qu’impressionnant : votre boite mail professionnelle ! Comment l’apprivoiser ? Sylvie Azoulay Bismuth, consultante formatrice en communication écrite et orale et auteure d’ « Etre un pro de l’e-mail » (Editions Eyrolles) vous donne ses conseils pour vous transformer en expert du mail.

 

#1 Ne vous prenez pas pour Flaubert 

Ecrire pro ce n’est pas faire une rédaction. Le secret d’un mail réussi : des phrases courtes et structurées (sujet, verbe, complément), un minimum de charnières (les fameux « qui » et « que ») et des mots courts et efficaces. Préférez ainsi par exemple « j’ai reçu » à « j’ai réceptionné » ou « j’ai résolu » à « j’ai solutionné ».

Je l’envoie à qui ?

On ne met en copie que les personnes ayant un intérêt pour le sujet. N’hésitez pas d’ailleurs à expliquer pourquoi elles sont en copie. Quant au « répondre à tous », il ne doit en aucun cas être automatique. On ne l’utilise que si sa réponse concerne effectivement tout le monde, sinon on individualise son mail.

#2 STRU-CTU-REZ

Un mail, ce n’est pas un fourre-tout. La lecture digitale répondant au modèle du triangle inversé, on fait court et efficace. D’abord, on énonce le contexte (annonce, réponse à un mail reçu…). Ensuite, on indique les modalités (appel à l’action, dead line à respecter…) en évitant les expressions vagues du type « dès que possible ». Enfin, on termine avec une phrase pragmatique résumant ses attentes pour la suite.

Quant au saut de ligne, il n’est pas automatique : 1 idée = 1 paragraphe = 3 lignes maximum.

#3 Jouez la carte de la sobriété

Halte aux mails multicolores ! Contrairement aux idées reçues, ça n’attire pas l’œil de votre lecteur, bien au contraire, ça dilue votre message. Evitez aussi le soulignement, trop impératif, surtout lorsqu’il est appliqué à des mots du type « obligatoirement ».

En revanche, le gras est utile mais… à petites doses. Il doit vous servir à insister sur les éléments clé de votre message (une date, un lieu ou une échéance par exemple). Comment savoir si vous l’avez utilisé à bon escient ? Ne relisez que les éléments en gras : si vous avez compris l’intention du mail, c’est gagné !

Un objet de première nécessité

On rédige l’objet de son mail une fois que celui-ci est finalisé. N’oubliez pas qu’un objet bien libellé multiplie les chances pour votre mail d’être lu par votre destinataire et d’être retrouvé une fois qu’il sera classé. Ainsi, si vos échanges dévient vers d’autres sujets, donner un nouvel objet à votre conversation.

#4 Ponctuez à bon escient

La ponctuation c’est la respiration de votre mail alors… n’oubliez pas de respirer ! Mettez des points à la fin de chaque phrase et des virgules pour faire des pauses.

En revanche, évitez le point d’exclamation. Synonyme d’émotion, il est souvent difficile à apprécier dans un message écrit où il n’est pas couplé avec le ton de l’interlocuteur. De même, les points de suspension peuvent être sources de sous-entendus : que veut-on vraiment dire lorsqu’on écrit « j’attends votre compte-rendu pour demain… » ?

#5 Soyez direct !

Poser des questions claires et courtes au destinataire de votre mail a le mérite de l’efficacité. « Qu’en pensez-vous ? », « Quelles sont vos disponibilités ? » : vous êtes quasi assuré d’avoir une réponse.

Vous pouvez également insérer directement vos réponses dans le corps du mail de votre interlocuteur. Mais attention, si cela permet bien sûr de gagner du temps, il peut s’avérer délicat de systématiser cette pratique. A éviter avec son boss ou un gros client, qui pourraient trouver le procédé un peu cavalier.

#6 Soignez votre entrée et votre sortie

Même si on envoie beaucoup de mails dans la journée, la mise en relation est indispensable. Un « Bonjour » ou un « Chère Marie » permettent ainsi de donner une tonalité à son message. De même, votre formule de politesse doit être adaptée à votre interlocuteur et au ton de votre mail. Vous l’aurez compris, le « cordialement » intégré directement à sa signature est à proscrire.

Les Don’t du mail pro

 Parler de soi et uniquement de soi : commencer votre mail par « vous » multiplie l’impact de votre mail. Saviez-vous que les professionnels de la communication utilisent huit fois « vous » pour une fois « nous » dans un courrier marketing ?

Utiliser des locutions du type « Je vous serais reconnaissant de bien vouloir » : c’est une expression « plat ventre » d’un autre temps.

Les fautes d’orthographe : c’est votre image et celle de la boite qui sont en jeu. Faire des fautes, c’est perdre de facto en crédibilité. Relisez-vous ou faites-vous relire mais surtout, ne faites jamais confiance au correcteur orthographique, incapable par exemple d’accorder un participe passé.

Envie de retrouver tous les conseils de Sylvie Azoulay-Bismuth ? Rdv sur https://www.lefrancaisdespros.com/campus/, vous y trouverez notamment toutes ses astuces pour rédiger un mail de motivation au top